Las tarjetas de empresa nos permiten deducirnos el IVA de nuestras compras en nombre de nuestra empresa, sin embargo existen casos en los que puede que el uso de estas tarjetas no sea responsable ni correcto por parte de los administradores. Para evitar este mal uso es recomendable que se sigan unos requisitos que comentaremos en el blog de hoy.
Diferenciaremos entre los gastos de representación de la empresa y por otro lado los gastos personales del directivo para poder aclarar en cada punto algunos temas de interés.
GASTOS DE REPRESENTACIÓN DE LA EMPRESA:
Entre estos gastos podemos encontrar normalmente viajes de negocios, estancias en hoteles, comidas de empresa con clientes, regalos a proveedores y clientes, etc. Estos gastos siempre que se hagan tendrán que ir justificados con sus respectivas facturas o bien sus recibos de entregados a la empresa por el titular de la tarjeta.
Uno de las grandes dudas que se nos plantea en los gastos de representación de la empresa se debe a que en la Ley del Impuesto sobre Sociedades no habla sobre los gastos de representación, si no de los gastos fiscalmente deducibles. Por lo tanto, para que estos gastos de representación tengan la calificación de gastos fiscalmente deducibles tendrán que corresponderse con operaciones reales, estar relacionados con la obtención de ingresos y estar debidamente contabilizados, ya bien hayan sido imputados temporalmente con arreglo a devengo y estén documentalmente justificados. Esto nos da a entender que no todo vale en los gastos fiscalmente deducibles y lo que queramos incluir en este lote tendrá que estar debidamente justificado.
Sin embargo, como ya hemos dicho no todo vale, y en el artículo 15 de la LIS encontramos determinadas partidas que nunca tendrán la consideración de gastos fiscalmente deducibles: los donativos y las liberalidades.
Por otro lado, los gastos que sí tendrán esta calificación serán los gastos destinados a relaciones públicas con clientes o proveedores, los que con se efectúen al personal de la empresa siguiendo los usos y costumbres de la empresa, los destinados a la promoción, a la venta de bienes y prestación de servicios y los que estén relacionados con los ingresos. Dentro de la LIS encontramos en este mismo artículo 15 una nota en el que nos determina que los gastos de atenciones a clientes o proveedores serán deducibles con el límite del 1% del importe neto de la cifra de negocios del periodo impositivo.
El último paso a seguir para que estos gastos sean verdaderamente considerados gastos fiscalmente deducibles tendremos que ir al artículo 11.3 de la LIS donde se indica que estos gastos tienen que constar obligatoriamente en la contabilidad en la cuenta de pérdidas y ganancias.
GASTOS PERSONALES DEL DIRECTIVO:
Los gastos personales del directivo son los que llevan a cabo el trabajador de la empresa que es titular de la tarjeta de empresa autorizada para él. Estos gastos podrán descontarse de la nómina o de las dietas correspondientes para liquidar los gastos. También se pueden considerar retribuciones en especie, lo que nos llevará a declararlos en el IRPF de la persona que use la tarjeta y la empresa tendrá que hacer la retención que convenga.
Ahora que tenemos bien diferenciados cada tipo de gasto, nos gustaría dar ciertos consejos para la utilización de su buen uso.
- La empresa debe definir claramente los criterios para utilizar las tarjetas, entre los que se incluirán los gastos que se pueden realizar con las tarjetas y las personas que pueden utilizarlas.
- En los casos en los que se permitan los gastos personales, es importantísimo informar a las personas que van a utilizar las tarjetas que estos gastos se descontarán de los pagos correspondientes a las retribuciones (nóminas o dietas). También se tendrá que recalcar el tratamiento fiscal que los titulares deberán tener presente en su declaración de la renta.
- Según lo que hemos comentado anteriormente sobre los límites de los gastos de representación al 1%, este gasto tendrá que dividirse entre todos aquellos que tengan tarjeta de empresa y se especificará un límite de gasto que deberán conocer todos los titulares de las tarjetas. Aquí entrará en juego el departamento financiero que tendrá que controlar que este límite no se exceda.
- Se deberá definir a una persona responsable que se encargue de llevar el registro de las tarjetas y comprobar el flujo e las operaciones en la contabilidad.
- La persona que sea responsable de una tarjeta de empresa, deberá siempre pedir un comprobante de sus operaciones que reúnan los requisitos fiscales y contables (una factura normalmente). A veces podrá admitirse una factura simplificada o un recibo.
- En la contabilidad, se tendrán que contabilizar en distintas cuentas los gastos, dependiendo de la naturaleza y del tratamiento fiscal. Se tienen que comprobar que todos los gastos contabilizados en las cuentas tengan los comprobante (las facturas), en caso contrario se tendrán que solicitar a la persona correspondiente de dicho gasto.
Los gastos deducibles son pueden surgir como una oportunidad para incluir todos tus gastos como si fueran de tu empresa, pero tener en cuenta estos aspectos te evitará problemas. Un uso responsable de tu tarjeta de empresa y de lo que incluyes como gastos deducibles te hará la contabilidad más sencilla.
En Moya&Emery nos encargamos al asesoramiento integral de empresas. Si necesitas ayuda con tu contabilidad y saber que gastos puedes y cuales no puedes deducirte, no dudes en ponerte en contacto con nosotros en el 971 72 80 10. También puedes venir a visitarnos a nuestras oficinas en Mallorca.
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