Generalmente, hacer una factura es una tarea bastante fácil hasta para el más novato, sobre todo si tenemos un software de gestión. Pero en algunas ocasiones, por las prisas o un despiste, cometemos errores de facturación. A continuación, vamos a mostrarte los errores de facturación más comunes y fáciles de evitar.
- No cumplimentar los datos correctamente: Sabes que para que una factura tenga validez la debes rellenar correctamente con los datos de ambas empresas, es decir, tus datos como emisor, y los de la empresa receptora de la factura. Es importante reflejar todos los datos para evitar ser víctima de blanqueo de capitales. Los datos obligatorios son el NIF, dirección completa, nombre completo, razón social y fecha. Como te olvides de la fecha, que es algo muy común, la factura no tendrá validez ante Hacienda. También deberás tener cuidado con la numeración de la factura, que debe ser correlativa en relación a la fecha de emisión. Dicho de otro modo, no se admite que una factura con fecha de emisión posterior tenga una numeración anterior a otra.
- No detallar correctamente el concepto: De los errores en facturas este podría ser el más común. El concepto (producto o servicio que hemos vendido) debe estar correctamente descrito. Si lo que vendes son productos, es fácil. Solo tienes que poner el producto que has vendido. El lío viene cuando lo que vendes es un servicio y lo tienes que describir. Es necesario describir bien los servicios prestados, el número de horas y el importe.
- Confundir el destinatario: Lo normal es que trabajes con varios clientes a los que factures de manera habitual. Por lo tanto, debes tener cuidado de no confundir los destinatarios de las facturas ya que te puede traer verdaderos quebraderos de cabeza. Lo más normal es que no pase nada, corriges la factura y te disculpas con el cliente. El problema viene cuando has firmado una cláusula de confidencialidad con el cliente, a que estarías violando el contrato y compartiendo información privada con terceros. Ojo con esto.
- Factura sin desglosar: El nivel de desglose dependerá del cliente, pero lo más recomendable es desglosar la factura al máximo para dejar todo muy claro desde el principio. No dejes de incluir un campo por dar por hecho que tu cliente ya conoce ese dato. Dale toda la información para evitar problemas.
- No dejar claras las condiciones: Esto es básico. Tus condiciones debes de estar claras desde el primer momento. Por lo tanto, es aconsejable que antes de enviar la factura hables con tu cliente de aspectos como cantidades, precios, cláusulas, etc. Y no basta que todo haya quedado claro de palabra, ponlo en la factura.
- No especificar la fecha de vencimiento: A pesar de que hayas acordado con tu cliente una fecha de pago, es fundamental que la incluyas en la factura para evitar el impago. Ten en cuenta que, si tus facturas carecen de fecha de vencimiento, le pago deberá efectuarse en los 30 días siguientes, pero es mejor evitar problemas incluyendo la fecha en la que debe de ser abonar.
- No especificar el método de pago: Debes incluir el método de pago en cada factura. Especifica si quieres cobrar a través de transferencia bancaria, PayPal, etc.
- Descuida la presentación: Debes cuidar el aspecto de todas tus facturas. No debe haber tachones, borrones ni falta de ortografía. Ten en cuenta que tu factura es como tu tarjeta de presentación. Cuida los detalles.
- No poner tu logo en las facturas: Es fundamental que tus facturas sean tus facturas, que las personalices para generar una imagen de marca. Para ello puedes utilizar tu logo, un eslogan que te identifique y puedes incluir tu dirección web.
- No guardar las facturas: Tienes la obligación de guardar todas tus facturas en un período de 6 años. Puede que, en algún momento, la Agencia Tributaria te las reclame y tengas que declararlas. También las podrás utilizar para reclamar un impago.
El mundo del emprendedor puede llegar a ser muy difícil, es por eso que contar con una gestoría de confianza podrá salvarte en más de una ocasión y evitará que cometas ciertos errores.
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