Requisitos en los programas de facturación

En la lucha de Hacienda contra el fraude fiscal, será obligatorio el cumplimiento de ciertos requisitos en los programas contables y de facturación. Así se establece en la Ley 11/2021 (Ley General Tributaria).

En esta se refleja la obligación, para los productores, comercializadores y usuarios de utilizar un software contable, de facturación y gestión seguro. Programas que garanticen la integridad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones cumpliendo una serie de requisitos.

Se establece la prohibición del software contable de doble uso que permite manipular la contabilidad de empresas y autónomos.

¿Qué es un programa de doble uso?

Los programas de doble uso son programas informáticos que permiten llevar una doble contabilidad. Los más desarrollados admiten la posibilidad de emitir tickets con el importe íntegro de una compra sin que quede reflejado en la contabilidad oficial.

Herramientas que permiten crear una caja B del negocio y así evadir impuestos. Esto genera pérdidas de ingresos públicos de varios miles de millones. Concretamente Hacienda calcula hasta 200.000 millones de euros.

Los más habituales son conocidos con el nombre de Phantomware, un software oculto instalado en el TPV. El empresario accede al programa pulsando un botón o introduciendo una combinación de teclas.

Otro de los más usados, se denomina Zipper. En este caso se trata de un programa externo que se almacena en dispositivos extraíbles, como CD y USB

Certificado de integridad

Los programas deberán contar con un certificado que acredite su integridad e inalterabilidad de los registros y solo podrán ser otorgados por el Ministerio de Hacienda.

También, el Ministerio de Hacienda ha publicado el Proyecto de Real Decreto que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos de facturación estableciendo unas directrices, que son las siguientes.

Requisitos

Generar un registro de facturación de alta, por cada entrega de bienes o prestación de servicios, de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de la factura.
Tener capacidad de remitir información a la Administración tributaria de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente los registros de facturación
Los datos de facturación registrados, deben quedar protegidos, de manera que no puedan ser alterados.
La rectificación o anulación de los datos registrados debe realizarse mediante al menos un registro de facturación adicional posterior, conservando inalterables los datos originalmente registrados.
Permitir a la Administración tributaria el acceso inmediato y, en su caso, extracción de los datos registrados.
Proporcionar funcionalidades que permitan el seguimiento de los datos registrados de forma clara y fiable.
Los datos registrados deberán encontrarse correctamente fechados, indicando el momento en que se efectúa el registro.
Permitir la trazabilidad de los datos en los casos de descarga, volcado y almacenamiento de los registros.
Conservar todos los registros de facturación generados por el propio sistema informático.
Deben contar con un registro de eventos que recoja automáticamente todas las interacciones: operaciones realizadas, arranque y parada, la entrada y salida de usuarios, errores producidos, instalación y actualizaciones. Deberá conservarse hasta el periodo de prescripción de las obligaciones tributarias.
Los manuales de utilización del sistema informático contemplarán todas sus funcionalidades del sistema informático, estarán en un idioma oficial del territorio de uso y a disposición del usuario y de la Administración tributaria.
Capacidad de disociar la información con trascendencia tributaria de la posible información confidencial de carácter no patrimonial, de forma que la Administración tributaria pueda acceder directamente a la información con transcendencia tributaria.

Código QR

En el proyecto de real decreto se establece además una modificación del Reglamento de facturación, al incorporar en su redacción que las facturas, sean simplificadas o no, que hayan sido expedidas por los sistemas informáticos de facturación a que se refiere el Reglamento, deben incluir una representación gráfica de ciertos datos de la factura, mediante un código «QR». Con la incorporación del código «QR» en la factura se quiere facilitar la posibilidad de que su receptor pueda proporcionar de forma voluntaria determinada información de ésta a la Agencia Tributaria, al captar con un dispositivo el código «QR».

En definitiva, la aprobación y aplicación del Reglamento permitirá, mediante estos sistemas y programas informáticos o electrónicos, un significativo ahorro de los costes de cumplimiento tributario.

Sanciones

El incumplimiento de dicha obligación constituirá una infracción grave.

Cualquier autónomo que no actualice sus programas informáticos de acuerdo con la nueva certificación aprobada por el Gobierno será sancionado. Los profesionales que usen programas de doble uso en su negocio, o todavía no los hayan desinstalado, incurrirán en multas de hasta 50.000 euros.

Además, esta sanción se podría triplicar en los casos en que se oculten ingresos y no se cumplan las especificaciones técnicas señaladas: los autónomos podrían incurrir en multas de hasta 150.000 euros por cada ejercicio económico en el que se hayan producido las ventas ocultas.

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